出店者管理で主催者がやっていること
イベントの出店者管理とは、出店者の応募を受け付けてから、審査・出店確定・必要書類の回収・ブース配置・当日の案内、そしてイベント終了後の振り返りまでを管理する業務のことです。出店者が10店舗を超えると、「誰がどの段階にいるのか」「誰の書類が揃っていないのか」「どの区画に誰を置くのか」といった情報を同時に追いかける必要があり、担当者の負担が一気に増えます。
多くの現場では、応募はメールやフォーム、書類は添付ファイル、配置は紙の図面、連絡は個別メールと、情報が複数の場所に分かれています。担当者が変わると経緯がわからなくなったり、書類の確認漏れが当日発覚したりするのは、情報が分散していることが原因です。
イベイロでは、応募から当日までの出店者情報を1つのデータとして扱います。応募内容・ステータス・書類・区画・連絡履歴が出店者ごとにまとまるため、実行委員会の誰が見ても同じ状況を把握できます。出店者管理の基本的な考え方や、管理表に持たせるべき項目については出店者管理の方法の記事でも詳しく解説しています。
イベイロの出店者管理機能
出店者の管理に必要な機能を、実際の運営フローに合わせてそろえています。
応募一覧とステータス管理
応募受付・審査中・仮承認・書類確認中・出店確定などのステータスで出店者を管理。件数の集計や営業日ごとの絞り込みで、進み具合がひと目でわかります。
書類の回収・確認・差し戻し
仮承認後の本申請で書類を回収し、内容を確認して承認または差し戻し。書類不備の連絡もテンプレートから送れます。
会場マップで区画割当
会場マップのブース区画に出店者を割り当て。営業日ごとに切り替えられ、配置を図で確認しながら決められます。
一斉メール・自動通知
出店者への一斉メール、審査結果の自動送信、送信ログの確認に対応。個別メールの作成と送信漏れのチェックから解放されます。
CSV出力
応募情報をCSVで書き出して、受付名簿や保健所・会場への提出資料づくりに活用できます。
チームでの共同管理
実行委員会のメンバーを招待し、役割ごとの権限で共同管理。担当者が変わっても経緯が残ります。
応募から当日までの出店者管理の流れ
イベイロでの出店者管理を、6つのステップで紹介します。
- 1
応募を一覧で受け付ける
募集フォームから届いた応募は、出店者ごとのカードとして自動で一覧化されます。電話や紙で受けた申し込みも手動で登録でき、応募経路にかかわらず同じ一覧で管理できます。
- 2
ステータスで審査の進み具合を管理する
応募受付 → 審査中 → 仮承認 → 書類確認中 → 出店確定 → 区画割当、とステータスを進めていきます。審査中・仮承認・書類確認中などの件数が画面上部に集計され、どこで止まっている出店者がいるかがすぐにわかります。
- 3
書類を回収・確認する
仮承認した出店者に、営業許可証の写しや保険の加入証明などの提出を依頼します。提出された書類を確認して承認、または不備を伝えて差し戻し。書類の状況が出店者ごとに記録されるため、確認漏れを防げます。
- 4
会場マップで区画を割り当てる
確定した出店者を、会場マップ上のブース区画に割り当てます。配置を図で見ながら決められるので、飲食ブースの間隔や火気の位置、キッチンカーの動線なども確認しやすくなります。複数日開催なら営業日ごとに割当を切り替えられます。
- 5
一斉メールで当日の案内を送る
出店確定の連絡、搬入時間や駐車場の案内、雨天時の対応などを、出店者全員またはステータスで絞り込んだ相手にまとめて送信します。送信ログが残るので、連絡の抜け漏れを後から確認できます。
- 6
当日の資料を準備する
会場マップはPNGやPDFで書き出して印刷・共有でき、出店者リストはCSVで出力して受付名簿などに加工できます。閲覧専用の共有リンクを使えば、最新の配置図をスタッフのスマホで確認できます。
Excel・紙での出店者管理との比較
Excelは柔軟で便利な一方、出店者数が増えるほど「転記」と「確認」の手間が増えます。
| 項目 | Excel・紙・メール | イベイロ |
|---|---|---|
| 応募の受付 | メール・紙で受け付け、管理表へ手作業で転記 | 応募フォームから自動で一覧化。手動登録も可能 |
| 進捗の把握 | 色分けやメモ列で管理。更新漏れが起きやすい | ステータスごとの件数を自動集計 |
| 書類の回収 | メール添付を個別に保存し、提出有無を目視で確認 | 本申請で回収し、承認・差し戻しを記録 |
| 区画割当 | 紙の図面や別ファイルの配置図と突き合わせ | 会場マップ上で出店者を区画に割当 |
| 出店者への連絡 | 宛先を集めて個別送信。送信済みかの確認が大変 | テンプレートで一斉送信し、送信ログを確認 |
| チームでの共有 | ファイルの最新版がわからなくなりがち | 同じ画面を役割ごとの権限で共同管理 |
| データの再利用 | ファイルのコピーで対応 | CSV出力で名簿・提出資料に活用 |
もちろん、出店者が数店舗の小さなイベントであればExcelでも十分に管理できます。目安として、出店者が20店舗を超える、審査や書類提出がある、実行委員会の複数人で管理している、といった条件に当てはまる場合は、出店者管理システムを導入するメリットが大きくなります。
出店者管理をスムーズにするポイント
ステータスの定義をチームで揃える
「仮承認」と「確定」の違い、どの時点で出店者に連絡するかなど、ステータスの意味を実行委員会で揃えておくと、誰が対応しても同じ判断ができます。イベイロのステータスはあらかじめ運営フローに沿って用意されているので、そのまま運用ルールとして使えます。
書類の提出期限は余裕をもって設定する
食品を扱う出店者の営業許可や、保健所への届出に必要な情報は、イベントの数週間前には揃えておく必要があります。本申請の期限を早めに設定し、未提出の出店者には早めに連絡しましょう。必要な手続きの全体像はイベント開催に必要な許可・届出で確認できます。
配置は「動線」と「安全」から考える
区画割当では、人気店の分散、飲食ブースと休憩スペースの距離、火気を使うブースの間隔、キッチンカーの搬入経路などを考慮します。会場マップ上で配置しながら検討すると、紙の図面より変更に強く、関係者との共有も簡単です。
出店者の集め方や募集要項の作り方は出店者募集のページで、マルシェの定期開催での使い方はマルシェの出店管理で紹介しています。
出店者管理のよくある質問
今Excelで管理している出店者情報はどうなりますか？
イベイロでは、応募フォーム経由の応募に加えて、電話や紙で受け付けた出店者を手動で登録することもできます。これまでの管理表の内容を見ながら登録し、以降はイベイロ上で一元管理する移行方法がおすすめです。応募情報はCSVで出力できるので、Excelでの集計や他の資料づくりにも引き続き使えます。
出店者の書類（営業許可証など）はどう回収しますか？
仮承認後に提出してもらう書類・情報を募集設定で指定しておくと、出店者は本申請として提出します。主催者は書類を確認して承認するか、不備があれば差し戻して再提出を依頼できます。書類の提出状況は一覧で確認できます。
複数日開催のイベントでも使えますか？
はい。営業日ごとに出店者を絞り込んで確認でき、会場マップの区画割当も営業日ごとに切り替えられます。毎月開催のマルシェなどは、開催回を追加して開催回ごとに出店を管理できます。
実行委員会のメンバーと一緒に管理できますか？
はい。メンバーを招待して同じイベントを共同管理できます（先行公開中は10名まで）。オーナー・管理者・スタッフ・閲覧者の役割ごとに権限を設定できます。
出店者へのメールは何通まで送れますか？
出店者・スタッフへのメール送信は、先行公開中は月1,000通まで無料でご利用いただけます。テンプレートを使った一斉メールと送信ログで、誰にいつ何を送ったかを確認できます。
出店料の入金管理や精算はできますか？
はい。出店料をオンライン（クレジットカード等）で受け取り、出店者ごとの支払い状況を一覧で確認できます。出店料のオンライン決済を使った場合のみ、決済サービス利用料3%（税込）とStripe決済手数料（見込み3.96%）を入金額から差し引きます（当日現金・銀行振込での受け取りには手数料はかかりません）。銀行振込や当日現金で集めた分も、支払い済みとして記録できます。