出店者募集でよくある悩み
お祭りやマルシェ、地域のイベントで出店者を募集するとき、多くの主催者は「募集要項をPDFで作り、メールや紙の申込書で受け付け、Excelに転記する」という流れで対応しています。出店者が数店舗のうちは問題ありませんが、数十店舗規模になると次のような課題が出てきます。
- 申込書の書式がばらばらで、販売品目や火気使用の有無など審査に必要な情報が揃わない
- メールで届いた応募をExcelに転記する手間がかかり、転記ミスや見落としが起きる
- 誰に結果を連絡したか、誰の書類が未提出かを把握するのが難しい
- 締切後に届いた応募や、条件の問い合わせへの個別対応に追われる
出店者募集をオンライン化すると、応募の受付から審査・連絡・書類回収までを同じデータで管理できるため、こうした手間や抜け漏れを減らせます。イベイロは、イベント主催者がこの一連の流れを専門知識なしで始められるように設計したイベント管理SaaSです。
イベイロの出店者募集機能
募集ページの作成から審査結果の通知まで、出店者募集に必要な機能をそろえています。
募集ページ・応募フォームの作成
募集カテゴリー・募集枠数・出店料・ブースサイズ・スケジュール・注意事項を入力するだけで、出店者向けの募集ページと公開応募フォームができあがります。募集画像も設定できます。
追加質問（カスタム質問）
販売品目・火気や電源の使用・車両サイズなど、イベントごとに確認したい項目を追加。回答形式や選択肢、必須/任意を設定できます。
応募期間・締切・枠数の管理
応募期間と締切日、カテゴリーごとの募集枠数を設定。応募数は一覧で自動集計されるので、枠の埋まり具合がひと目でわかります。
審査とステータス管理
審査中・仮承認・本申請済・確定・不承認などのステータスで応募を管理。先着・抽選・審査制いずれの運用にも対応できます。
自動返信・結果通知メール
応募時の自動返信、審査結果のお知らせ、書類不備の連絡などをテンプレートから送信。応募者への一斉メールと送信ログで、連絡漏れを防ぎます。
仮承認後の書類回収（本申請）
仮承認した出店者に、営業許可証や保険証明などの提出を依頼。期限を設定して回収し、内容を確認して承認・差し戻しができます。
イベイロで出店者を募集する5つのステップ
イベント作成から出店確定まで、実際の操作の流れです。
- 1
イベントを作成し、募集内容を設定する
ダッシュボードでイベントを作成し、出店者募集の設定を開きます。募集カテゴリー（飲食・物販・キッチンカー・ワークショップなど）、募集枠数、応募期間と締切日、出店料、ブースサイズ、搬入・搬出の時間などを入力します。
- 2
応募フォームに追加質問を加える
基本項目に加えて、イベント独自で確認したい質問をカスタム質問として追加します。選択式・自由記述などの回答形式を選べるので、審査に必要な情報を最初の応募でまとめて受け取れます。
- 3
プレビューで確認して募集を公開する
募集ページと応募フォームをプレビューで確認し、公開すると応募URLが発行されます。URLはSNSや自治体・商店会の告知、チラシのQRコードなどでそのまま共有できます。公開中の募集は、出店者向けの「出店場所を探す」一覧にも掲載されます。
- 4
届いた応募を審査し、結果を通知する
応募は自動で一覧化されます。内容を見ながら審査中・仮承認・不承認などのステータスを付け、審査結果のお知らせメールを送信します。応募時の自動返信メールも設定できるので、受付確認の連絡を個別に送る必要はありません。
- 5
仮承認後に書類を回収し、出店を確定する
営業許可証の写しや保険の加入証明など、仮承認後に提出してもらう書類・情報をあらかじめ設定しておけば、出店者は本申請として提出します。書類を確認して不備があれば差し戻し、問題なければ確定。以降は出店者管理の画面で当日まで管理します。
出店者募集の募集要項に書くべき項目
応募の質を上げ、問い合わせを減らすいちばんの近道は、募集要項をわかりやすく書くことです。出店を検討する事業者は、複数のイベントを比較しながら「自分の商品に合うか」「採算が取れるか」「準備が間に合うか」を判断しています。最低限、次の項目は募集ページに明記しておきましょう。
イベントの基本情報
- イベント名・開催日時・会場（住所と屋内/屋外の別）
- イベントのコンセプトと想定来場者層、来場見込み人数
- 雨天時の開催可否と、中止時の出店料の扱い
募集条件
- 募集カテゴリー（飲食・物販・キッチンカー・ワークショップなど）と各カテゴリーの募集枠数
- 出店料（無料・定額・売上歩合など）と支払い方法・支払期限
- ブースサイズ、テント・テーブル・電源などの貸出品の有無と追加料金
- 応募期間・締切日と、選考方法（先着・抽選・審査）・結果通知の時期
当日のルールと必要書類
- 搬入・搬出の時間、車両の乗り入れ可否、駐車場
- 火気使用・発電機・ゴミ処理のルール
- 必要な許可・書類（食品を扱う場合の営業許可など）と提出期限
- キャンセルポリシー、出店権の譲渡・転売の禁止、免責事項
イベイロの募集設定には、これらの項目を入力する欄（出店料・ブースサイズ・レンタル品・追加オプション・スケジュール・キャンセルポリシー・免責事項など）が用意されているので、埋めていくだけで抜けの少ない募集要項になります。書き方の例や、応募を集めるための告知方法は出店者募集のやり方・募集要項の書き方で詳しく解説しています。キッチンカーを募集する場合は、営業許可や電源・給排水の確認事項が増えるため、キッチンカー出店募集の注意点もあわせてご覧ください。
出店者を集めるためのポイント
募集ページを作ったら、出店してほしい事業者に届けることが大切です。応募URLは1本なので、次のような経路で同じリンクを共有できます。
- 主催者や実行委員のSNS、イベント公式ページでの告知
- 過去の出店者や地域の商店会・生産者団体への案内
- チラシやポスターにQRコードを載せて配布
また、公開中の募集はイベイロの出店者向けページ「出店場所を探す」に掲載され、出店先を探している事業者が都道府県などで絞り込んで見つけられます。締切や枠の残りを明記しておくと、応募の後押しになります。
応募が集まったあとの審査・書類回収・区画割当・当日の連絡については、出店者管理のページで詳しく紹介しています。マルシェを定期開催する場合はマルシェの出店管理もご覧ください。
出店者募集のよくある質問
出店者募集は無料で使えますか？
はい。現在は先行公開中のため、出店者の募集・応募受付を含むすべての機能を無料でご利用いただけます（応募は1イベントあたり1,000件までのフェアユース上限があります）。先行公開期間中にご登録いただいた方は、有料プラン導入後も6ヶ月間、すべての機能を無料でご利用いただけます。※出店料のオンライン決済を使った場合のみ、決済サービス利用料3%（税込）とStripe決済手数料（見込み3.96%）を入金額から差し引きます（当日現金・銀行振込での受け取りには手数料はかかりません）。
出店者側はアカウント登録が必要ですか？
必須ではありません。出店者は応募URLから公開応募フォームにアクセスし、名前とメールアドレスだけで申し込めます。応募後は専用ページで応募状況を確認でき、仮承認後の書類提出（本申請）もオンラインで行えます。複数のイベントに応募する出店者向けに、無料の出店者アカウント（応募フォームの自動入力・応募状況の一覧）も用意しています。
応募フォームの項目は自由に変えられますか？
はい。店舗名・連絡先などの基本項目に加えて、カスタム質問を追加できます。回答形式や選択肢、必須/任意を設定できるので、販売品目・火気使用の有無・必要な電源など、イベントごとに確認したい内容を応募時点で集められます。
先着順・抽選・審査制のどれに対応していますか？
どの方式にも対応しています。審査制は応募一覧でステータスを付けて選び、抽選は出店者一覧の「抽選」から応募者の中で抽選して、当選・落選をまとめて反映できます。結果は出店者にメールで知らせられます。
出店料をオンラインで集金できますか？
はい。出店料をオンライン（クレジットカード等）で受け取れます。出店料のオンライン決済を使った場合のみ、決済サービス利用料3%（税込）とStripe決済手数料（見込み3.96%）を入金額から差し引きます（当日現金・銀行振込での受け取りには手数料はかかりません）。銀行振込や当日現金での集金と併用することもできます。
募集した出店者をそのまま会場マップに配置できますか？
はい。応募を受け付けた出店者は、会場マップ上の区画に割り当てられます。複数日開催の場合は営業日ごとに出店を切り替えて管理できます。詳しくは出店者管理のページをご覧ください。