イベント主催者がやること
イベントの主催者がやることは、大きく企画・会場確保・許可と保険・出店者や出演者の募集・集客・当日運営・振り返りの7つです。これらは順番に終わるのではなく並行して進み、たとえば許可申請には会場レイアウトが、レイアウトには出店数が必要というように、互いに依存しています。
そのため主催者にとって一番大切なのは、最初に開催日から逆算したスケジュールを引き、「何を先に決めないと他が進まないか」を把握することです。出店者やスタッフ、関係機関など関わる人が多いイベントほど、情報を1か所に集めてチームで分担できる状態をつくることが、主催者の負担を減らす近道になります。
イベント主催の流れ：7つのステップ
- 1
企画：目的・規模・予算の骨格を決める
何のために開くのか、誰に来てほしいのか、どれくらいの規模でいくらかけられるのか。ここが曖昧だと、出店者の選び方や会場の判断で後から必ず迷います。
- 2
会場と日程の確保
会場の予約と使用条件（電源・火気・車両の出入り・原状回復）を確認し、雨天時の扱いも決めておきます。
- 3
許可・届出と保険
道路や公園の使用、火気や食品の取り扱いなど、内容に応じて警察・消防・保健所・会場管理者への相談と申請が必要です。主催者としての保険もこの時期に検討します。
- 4
出店者・出演者・協賛の募集
募集要項と出店料・規約を決めて募集し、審査・書類回収・区画の割り当てまで進めます。協賛（スポンサー）集めも並行して行います。
- 5
集客・告知
公式ページを用意し、SNS・チラシ・イベント情報サイトへの掲載などで告知します。出店者や出演者に拡散してもらうのも効果的です。
- 6
スタッフ体制と当日運営
必要な人数を見積もってスタッフやボランティアを集め、シフトと役割分担、当日の連絡体制を決めます。
- 7
振り返りと次回への引き継ぎ
収支を確定し、出店者・協賛・関係者へお礼と報告をします。来年も開くなら、記録をデータで残しておくと引き継ぎが楽になります。
各ステップの詳しいやり方はイベントの開き方ガイドで解説しています。
主催者の準備を、イベイロでひとつに
イベイロは、出店者や出演者・スタッフが関わるイベントの主催者向けに作られたイベント管理ツールです。
出店者募集
募集ページと応募フォームをブラウザで作成。応募は自動で一覧になり、審査結果の通知までまとめて行えます。
出店者管理
営業許可証などの書類回収・確認、出店料の管理、一斉メールで、出店者とのやり取りを一元化します。
会場マップ
テント・ステージ・トイレをドラッグで配置。出店者の区画割当や、許可申請・当日用の配置図の書き出しに。
スタッフ・シフト管理
スタッフ名簿と日別シフトを作成し、印刷用のシフト表も出力。当日の役割分担がひと目でわかります。
スケジュール・チェックリスト
開催日から逆算した準備スケジュールとタスクを、担当者・期限つきで管理して抜け漏れを防ぎます。
公開ページ・イベイロ掲載
開催概要の公開ページを作成し、審査のうえ全国のイベントを探せるイベイロにも無料で掲載できます。
現在は先行公開中のため、すべての機能を無料でご利用いただけます。機能一覧を見る
イベントの種類別・主催者向けページ
イベント主催者のためのお役立ちガイド
お役立ちガイド
イベント主催についてのよくある質問
イベントの主催者は何をする人ですか？
主催者は、イベントを企画し、開催に関する最終的な責任を持つ立場です。目的や予算を決め、会場・許可・出店者・出演者・スタッフ・集客などの準備をまとめ、当日の安全管理や開催後の収支・報告までを担います。実際の作業は実行委員会やスタッフと分担するのが一般的です。
主催・共催・後援・協賛の違いは何ですか？
一般的に、主催はイベントを実施し責任を持つ団体、共催は主催者と共同で実施し運営や費用の一部を担う団体、後援は名義を貸して開催を支持する団体（自治体や商工会など）、協賛は資金や物品を提供して支援する企業・団体を指します。名義の扱いは相手先ごとに条件があるため、事前に確認しましょう。
個人でもイベントを主催できますか？
できます。小規模なマルシェや地域のイベントは、個人や任意団体が主催していることも多くあります。ただし会場の使用条件や許可・届出、事故が起きたときの責任は主催者にかかるため、保険の加入や関係機関への事前相談をしておくと安心です。
イベントの準備はいつから始めればいいですか？
規模や内容によりますが、出店者がいる地域イベントなら、会場確保と許可の相談を含めて半年〜3ヶ月前には動き始めるのが目安です。許可申請や出店者募集は締切から逆算してスケジュールを引くのがポイントです。
主催者向けのイベント管理ツールは無料で使えますか？
イベイロは現在先行公開中のため、出店者募集・出店者管理・会場マップ・スタッフ管理など、すべての機能を無料でご利用いただけます（フェアユース上限あり）。