イベント管理SaaS（イベント管理システム）とは
イベント管理SaaSとは、イベントの企画・準備・運営に必要な情報と作業を、ブラウザ上でまとめて管理できるクラウド型のサービスです。「イベント管理システム」「イベント運営ツール」とも呼ばれます。ソフトのインストールやサーバーの用意は不要で、インターネットにつながるパソコンやスマートフォンがあれば、実行委員会のメンバー全員が同じ情報を見ながら作業できます。
ひとくちにイベント管理SaaSといっても、得意分野はサービスによって大きく異なります。セミナーやカンファレンスの参加申込・チケット販売を中心にしたもの、オンラインイベントの配信を中心にしたもの、そしてイベイロのように、会場があり出店者やスタッフが関わる屋外・地域イベントの準備と運営を支えるものがあります。自分たちのイベントで一番手間がかかっている作業は何かを考えると、選ぶべきサービスが見えてきます。
お祭りやマルシェ、フェスのような「出店者がいるイベント」では、出店者の募集と審査、書類の回収、ブースの配置、スタッフのシフト、行政への届出など、関係者と書類が多いのが特徴です。これらをExcelや紙、個別のメールで管理していると、情報が分散して担当者に負担が集中します。イベント管理SaaSは、こうした情報を1か所に集めて、チームで分担しやすくするための道具です。
イベイロでできること
イベント運営のうち、準備と運営管理に必要な機能をひとつにまとめています。
出店者募集
募集ページと応募フォームをブラウザで作成。追加質問・応募期間・枠数を設定し、審査結果の通知まで行えます。
出店者管理
応募一覧のステータス管理、書類の回収と確認、一斉メール、CSV出力で、出店者とのやり取りを一元化します。
会場マップ
テント・ステージ・トイレなどをドラッグで配置する会場マップエディタ。出店者の区画割当や、PNG・PDFでの書き出しに対応。
スタッフ・シフト管理
スタッフ名簿と日別シフトをガントチャートで作成。印刷用のシフト表やCSVも出力できます。
スケジュール・チェックリスト
準備工程をガント表示のスケジュールで、日々のタスクはチェックリストで管理。担当者と期限で抜け漏れを防ぎます。
公開イベントページ・掲載
開催概要や募集情報をまとめた公開ページを自動生成。審査のうえイベイロのイベント検索にも無料で掲載できます。
このほか、申請・届出管理、備品管理、出演者・協賛の管理、当日連絡・マニュアルなどの機能があります。機能一覧で詳しくご覧いただけます。
Excel・紙での管理とイベント管理SaaSの違い
| 項目 | Excel・紙・メール | イベント管理SaaS（イベイロ） |
|---|---|---|
| 導入のしやすさ | すぐ始められる。書式は担当者ごとにばらばら | アカウント登録ですぐ始められ、項目が最初から揃っている |
| 情報の共有 | ファイルの受け渡しで最新版がわかりにくい | 全員が同じ画面を見られ、役割ごとに権限を設定 |
| 出店者の応募 | 申込書を集めて手入力で転記 | 応募フォームから自動で一覧化 |
| 会場図 | 紙や図形ソフトで作成し、修正のたびに作り直し | 会場マップで配置・修正し、区画割当まで連動 |
| 連絡 | 宛先を集めて個別にメール | 一斉メール・自動通知と送信ログ |
| 引き継ぎ | ファイルと担当者の記憶に依存 | 経緯やステータスがデータとして残る |
| 費用 | ソフト代のみ。人の作業時間が大きい | 先行公開中はすべての機能が無料 |
Excelは自由度が高く、少人数・小規模のイベントであれば十分に機能します。一方で、出店者やスタッフの数が増えたり、実行委員会の複数人で分担したりするようになると、転記・確認・連絡の手間が急に増えます。毎年開催するイベントでは、前年の情報を引き継げるかどうかも大きな違いになります。
イベント管理SaaSの選び方
1. 自分たちのイベントの種類に合っているか
セミナー・カンファレンス向けのツールは参加申込やチケット販売が中心で、出店者や会場配置の管理は想定されていないことがあります。お祭りやマルシェのように出店者がいるイベントなら、出店者募集・区画割当・書類回収ができるかを確認しましょう。
2. 一番手間がかかっている作業を減らせるか
多機能であることより、今いちばん時間を取られている作業が楽になるかが重要です。出店者対応なのか、会場図の作成なのか、スタッフのシフトなのか、優先順位を決めてから比較すると選びやすくなります。
3. チームで使えるか・権限を分けられるか
実行委員会やボランティアと一緒に運営する場合は、メンバーを招待できるか、閲覧のみ・編集可などの権限を分けられるかを確認します。
4. 小さく始められる料金体系か
初めての導入なら、無料プランや月額制で小さく試せるサービスが安心です。イベントの数や応募数、メール送信数など、料金が変わる条件もあわせて確認しましょう。
5. できないことが明確か
決済やチケット販売など、必要な機能がない場合は外部サービスとの併用が必要です。導入前に「できないこと」も確認しておくと、運用開始後のギャップを防げます。
比較するときのチェックリストはイベント管理ツールの選び方で詳しくまとめています。これから初めてイベントを開く方は、イベントの開き方・開催準備の流れから読むのがおすすめです。
イベイロの料金
現在は先行公開中のため、すべての機能を無料でご利用いただけます。
現在は先行公開中のため、すべての機能が無料です
出店者募集・出店者管理・会場マップ・一斉メール・CSV出力・共有リンクまで、すべての機能をお使いいただけます。クレジットカードの登録は不要です。
先行公開期間中にご登録いただいた方は、有料プラン導入後も6ヶ月間、すべての機能を無料でご利用いただけます
- イベント
- 20件
- マップオブジェクト
- 実質無制限
- 下絵
- 10枚/イベント
- メンバー
- 10名
※サーバー保護のためのフェアユース上限があります。有料プランを導入する場合は、導入の30日前（1ヶ月前）までにお知らせします。詳しくは料金ページをご覧ください。
イベント管理SaaSのよくある質問
イベント管理SaaSとイベント管理システムは違うものですか？
ほぼ同じ意味で使われます。SaaSはインターネット経由で利用するソフトウェアの提供形態のことで、イベント管理SaaSはブラウザから使うイベント管理システムを指します。自社サーバーの構築やソフトのインストールが不要で、アップデートも自動で反映されるのが特徴です。
イベイロはどんなイベントに向いていますか？
お祭り・花火大会・マルシェ・音楽フェス・自治体イベント・学園祭・スポーツ大会など、会場があり出店者やスタッフが関わるイベントの準備・運営管理に向いています。特に、出店者の募集と管理、会場の配置図づくりが必要なイベントで効果を発揮します。
チケット販売や参加者の決済もできますか？
イベイロにはチケット販売や決済の機能はありません。準備・運営管理に特化したサービスのため、チケット販売が必要な場合は外部のチケットサービスとの併用をおすすめします。
無料で試せますか？
はい。現在は先行公開中のため、出店者募集・出店者管理・会場マップ・一斉メール・CSV出力など、すべての機能を無料でご利用いただけます（サーバー保護のためのフェアユース上限があります）。先行公開期間中にご登録いただいた方は、有料プラン導入後も6ヶ月間無料です。
パソコンに詳しくないメンバーでも使えますか？
ブラウザだけで利用でき、会場マップはドラッグ操作で作成できます。使い方ガイドやよくある質問も用意しているほか、導入時のご相談はメールで受け付けています。