屋外イベントの雨天・荒天時の対応【主催者の中止判断ガイド】
屋外イベントの主催者にとって、天候は避けられないリスクです。当日の朝に「やるか、やめるか」を議論し始めると、判断が遅れて来場者や出店者を混乱させてしまいます。結論から言うと、雨天・荒天への対応は①決行・縮小・延期・中止の判断基準を事前に決め、②判断する時刻と決定者を固定し、③告知の方法と文面を用意しておき、④出店料の返金ルールを募集要項に明記することが基本です。そして何より、安全に関わる場面では迷わず中止・中断を選べる体制を作っておくことが大切です。
この記事では、お祭り・マルシェ・フェスなど屋外イベントの主催者向けに、雨天・荒天時の対応を整理します。
雨天時の扱いを最初に決める
雨天時の扱いは、企画の段階で決めておきましょう。出店者の募集要項や告知にも関わるためです。
| 方針 | 内容 | 向いているケース |
|---|---|---|
| 雨天決行 | 小雨程度なら予定どおり開催 | テントが中心の会場、屋根のある会場 |
| 縮小開催 | ステージや一部エリアを中止して開催 | 屋外ステージや電気設備が多いイベント |
| 順延 | 予備日に延期 | 会場の予備日が確保できる場合 |
| 中止 | 開催を取りやめる | 荒天時、安全が確保できない場合 |
「雨天決行（荒天中止）」とする場合は、どこからが「荒天」なのかを具体的にしておかないと、当日の判断が揺れます。
中止判断の基準を決める
判断基準は、イベントの内容や会場によって異なります。次のような項目を参考に、自分たちの基準を文書にしておきましょう。
- 気象警報の発表 — 対象地域に大雨・暴風などの警報が出た場合は中止、など
- 風の強さ — テントの転倒・飛散のおそれがある場合。予報の風速を目安にする主催者もいます
- 雷 — 雷鳴が聞こえる、雷注意報が出ているなどの状況では、屋外での活動を一時中断し、来場者を安全な場所へ誘導することを検討します
- 会場の状態 — 冠水やぬかるみ、河川敷の増水のおそれなど
- 交通機関の状況 — 運休や大幅な遅延で来場・搬入が難しい場合
- 会場管理者の判断 — 会場側が利用を中止する基準を持っていることもあるため、事前に確認しておきます
基準は「数字で判断できること」と「現場の安全判断」を組み合わせるのが現実的です。基準を満たしていなくても、現場で危険と判断した場合は中止・中断できることも明記しておきましょう。河川敷や海辺などでは、会場管理者や関係機関の指示に従うことも前提になります。
判断のタイミングと決定者
判断時刻を固定する
判断のタイミングは、一般的に次のように段階を分けます。
- 数日前 — 週間予報を確認し、関係者に「荒天の可能性あり」と共有。出店者にも準備を促す
- 前日の決まった時刻 — 予報をもとに、開催・順延・中止を判断。前日に設営がある場合は特に重要
- 当日の朝の決まった時刻 — 最終判断。出店者の出発時刻より前に判断すること
- 開催中 — 天候の急変に応じて一時中断・途中終了を判断
出店者は遠方から早朝に出発することも多いため、当日朝の判断は出店者の出発前に行うのが望ましいです。
決定者を一人に決める
「実行委員長が最終決定、不在時は副委員長」のように、決定者と代理を決めておきます。合議にすると時間がかかり、告知が遅れます。判断に必要な情報（気象情報、会場の状態、会場管理者の意向）は、担当者が決定者に集約する流れにしておきましょう。
告知方法を準備しておく
誰に知らせるか
- 来場者 — 公式ページ、SNS
- 出店者・出演者 — メールなど確実に届く連絡手段
- スタッフ・ボランティア — 連絡網、チャットツール
- 関係者 — 会場管理者、協賛企業、レンタル業者、警備会社など
告知の工夫
- 告知する時刻を事前に予告する — 「開催可否は当日◯時に公式ページとSNSでお知らせします」と事前に伝えておくと、問い合わせが減ります
- 文面のテンプレートを用意する — 「開催」「縮小開催」「順延」「中止」の4パターンを事前に作っておく
- 公式ページを最優先で更新する — SNSは公式ページへの誘導として使い、情報の食い違いを防ぎます
- 出店者には一斉連絡 — 個別に連絡すると漏れが出ます。一斉送信できる手段を用意しておきましょう
告知ページの作り方は「イベント公式サイト・告知ページの作り方ガイド」、集客と告知全体は「イベントの集客方法」で解説しています。
出店料の返金ルール
雨天中止をめぐって最もトラブルになりやすいのが出店料です。出店者は仕入れや仕込みをしているため、返金の扱いには敏感です。募集要項の段階で明記し、応募時に同意してもらうことが大切です。
主な考え方の例は次のとおりです。
- 全額返金 — 出店者の負担は小さいが、主催者はすでに支払った会場費やレンタル費を負担することになる
- 一部返金 — 中止の時点までにかかった経費を差し引いて返金する
- 返金なし・次回への振替 — 次回の出店料に充当する
- 判断のタイミングで変える — 前日までに中止を決めた場合と、当日の途中で中止した場合で扱いを分ける
どの方針が正しいということはなく、イベントの財政状況と出店者との関係を踏まえて決めます。会場費やレンタル費のキャンセル規定も確認し、主催者側の損失がどれくらいになるかを把握しておきましょう。中止に備えた保険が利用できる場合もあるため、検討してみてください（参考：イベント保険の考え方）。出店料の設計全体は「出店料の決め方と相場の考え方」で解説しています。
テント・電気まわりの安全対策
テントの転倒・飛散を防ぐ
強風によるテントの転倒や飛散は、重大な事故につながるおそれがあります。
- 重りを全ての脚に設置する — 出店者が持ち込むテントにも重りの設置を義務づけ、募集要項に明記します
- 風が強まったらテントをたたむ — 天幕を外す、脚を縮めるなどの判断基準と指示の出し方を決めておきます
- 巡回で確認する — スタッフが重りの設置状況を確認します
電気・音響機器の安全
- 雨に濡れない配置 — 発電機、分電盤、延長コードの接続部を濡らさないよう、養生や配置に注意します
- ケーブルの養生 — 水たまりにコードが浸からないように配線します
- 危険を感じたら電源を落とす — 浸水や漏電のおそれがある場合は、使用を中止する判断をためらわないこと
電気設備や発電機の扱いについては、レンタル業者や電気工事の専門業者の指示に従い、必要に応じて管轄の消防署等にも確認しましょう。
来場者の安全
- 足元が滑りやすい場所への注意喚起と養生
- 雷や強風時の避難場所と誘導経路
- 体調不良者への対応（雨で体が冷える、暑さと湿気など）
雨天対応の準備チェックリスト
- 雨天時の方針（決行・縮小・順延・中止）を決めた
- 中止判断の基準を文書にした
- 判断する時刻と決定者・代理を決めた
- 告知の方法と文面テンプレートを用意した
- 出店料の返金ルールを募集要項に明記した
- 会場・レンタル品のキャンセル規定を確認した
- テントの重り・電気の養生のルールを出店者に伝えた
- スタッフに雨天時の動き方を共有した
ほかの準備項目は「お祭り運営の準備チェックリスト30項目」にまとめています。
連絡と判断の仕組みを事前に整える
荒天時の対応は、当日の判断よりも事前の準備で決まる部分が大きいものです。イベイロでは、出店者への一斉メール、公開イベントページでのお知らせ、準備チェックリストでの雨天対応タスクの管理などを一か所で行えます。主催者向けの機能は主催者向けページで紹介しています。イベント準備全体の流れは「イベント開催方法の全手順」もご覧ください。
よくある質問
Q. 雨天中止の判断はいつするのがよいですか？
前日の決まった時刻と、当日朝の決まった時刻の2段階で判断する方法が一般的です。当日朝の判断は、出店者が会場に向けて出発する前に行い、判断時刻を事前に告知しておくと混乱を防げます。
Q. 中止の判断基準はどう決めればよいですか？
気象警報の発表、風の強さ、雷、会場の状態、交通機関の状況、会場管理者の判断などを組み合わせて決めます。基準に当てはまらなくても、現場で危険と判断した場合は中止・中断できることも明記しておきましょう。
Q. 雨で中止した場合、出店料は返金しなければいけませんか？
返金の扱いはイベントごとに異なります。全額返金・一部返金・次回への振替などの方針を事前に決め、募集要項に明記して応募時に同意を得ておくことが大切です。
Q. 強風のときテントはどうすればよいですか？
すべての脚に重りを設置することを基本とし、風が強まった場合は天幕を外す・たたむなどの対応を取ります。判断基準と指示の出し方を事前に決め、スタッフの巡回で確認しましょう。