出店のしおりの作り方【出店者への案内に載せる項目と文例テンプレート】
出店者が確定したあと、開催当日までに送る「出店のしおり」（出店者案内・出店マニュアル）は、当日の運営がスムーズに進むかどうかを左右する資料です。しおりがわかりにくいと、搬入時間に車が集中したり、「駐車場はどこですか」「ゴミはどうすればいいですか」という問い合わせが前日まで続いたりします。
この記事では、出店者への案内に載せるべき項目と書き方を整理し、そのまま使える出店のしおりのテンプレートを紹介します。
結論を先にまとめると、出店のしおりは①冒頭に「必ず守ってほしいこと」を3つだけ書く、②搬入・駐車・区画は図と時刻で示す、③確定時に第1版、1週間前に最終版を送り、変更点を明記するの3点を押さえれば、問い合わせと当日の混乱を大きく減らせます。
募集要項・出店のしおり・最終案内の違い
出店者向けの資料は、目的とタイミングで役割が異なります。混同すると「募集要項に全部書いたから大丈夫」と思い込み、当日必要な情報が届かないことがあります。
| 資料 | 送る時期 | 目的 | 主な内容 |
|---|---|---|---|
| 募集要項 | 募集時 | 応募するかを判断してもらう | イベント概要、出店料、区画、出店条件、キャンセル規定 |
| 出店のしおり | 出店確定後 | 当日までの準備と当日の動きを伝える | 搬入・駐車・区画番号・ルール・持ち物・連絡先 |
| 最終案内 | 開催1週間前〜前日 | 最新の情報と変更点を伝える | 確定した区画、天候の判断、変更点 |
募集要項の書き方は「出店者募集の方法と集め方」で解説しています。この記事で扱うのは、確定後に送る出店のしおりと、その最終版です。
出店のしおりに載せる項目一覧
| 区分 | 項目 | 書き方のポイント |
|---|---|---|
| 重要事項 | 必ず守ってほしいこと | 冒頭に3つだけ。搬入時間、車両の動き、火気・安全など |
| 基本情報 | イベント名・日時・会場住所 | 営業時間と、出店者の入場可能時間を分けて書く |
| 区画 | 区画番号・区画サイズ・会場図 | 区画番号は出店者ごとに個別に伝える |
| 受付 | 受付場所・受付時間・受付で渡すもの | 受付のない場合は「直接区画へ」と明記 |
| 搬入・搬出 | 時間帯、車両ルート、荷下ろし場所 | 図とセットで。時間帯を区画ごとに分けると混雑しにくい |
| 駐車 | 出店者用駐車場の場所、台数、料金 | 「会場内には駐車できません」などの禁止事項も |
| 設備 | テント・机・椅子・電源・水道の有無 | 貸出品は数と受け取り場所を書く |
| 出店ルール | 販売・陳列・火気・音・試食など | 規約からの抜粋と、当日特に守ってほしい点 |
| 食品の扱い | 許可証の掲示、手洗い、温度管理 | 食品出店者向けに章を分けてもよい |
| ゴミ | 持ち帰りか回収か、分別、油の扱い | 来場者のゴミと出店者のゴミを分けて書く |
| 雨天・荒天時 | 判断の時刻・連絡方法・中止時の出店料 | 連絡が届かない場合の確認先も書く |
| 撤収 | 撤収開始時刻、原状回復、車両の入場時刻 | 「終了前の撤収はご遠慮ください」なども |
| 提出物・支払い | 期限と方法、未提出時の扱い | 締切の日付を太字で |
| 連絡先 | 事前の問い合わせ先、当日の緊急連絡先 | 当日は電話番号を必ず |
| 禁止事項 | 区画外への陳列、無断の撤収など | 規約と矛盾しないように |
項目の抜け漏れの確認には出店準備チェックリストも使えます。出店ルールのもとになる規約は出店規約テンプレートが参考になります。
項目別の書き方のコツ
冒頭の「必ず守ってほしいこと」
出店のしおりは数ページになることが多く、すべてを読み込んでもらえるとは限りません。冒頭に、守られないと当日の運営に大きく響く項目を3つだけ書きます。
【必ずお守りください】
① 車両の搬入は 8:00〜9:30 です。9:30以降は会場内に車両は入れません。
② 出店者の駐車場は「第2駐車場」です。会場内・周辺道路への駐車はできません。
③ 火気を使用する方は、消火器を区画に必ずご用意ください。
搬入・搬出
搬入は当日の混乱が最も起きやすい場面です。時刻だけでなく、車がどこから入り、どこで荷物を下ろし、どこへ移動するかを図と文章の両方で示します。
- 出店者数が多い場合は、区画のエリアごとに搬入時間をずらす
- 荷下ろし場所での停車時間の目安（例：15分以内）を書く
- 台車の貸出がある場合は数と場所を書く
- 撤収時の車両入場時刻も、搬入と同じく明記する
会場図の作り方は「会場レイアウト（配置図）の作り方」で解説しています。
電源・火気
電源を提供する場合は、区画ごとの使用上限（アンペアやワット）と、使える機器の例を書きます。上限を超える機器をつなぐとブレーカーが落ち、周りの出店者にも影響します。
火気を使う出店者がいる場合は、消火器の準備などのルールを明記しましょう。祭礼や縁日などで火を使う器具を扱う場合の消火器の準備や、露店の届出については、市町村の火災予防条例で定められています（消防庁「火災予防条例（例）」）。届出が必要か、誰が出すのか（主催者がまとめて出すのか、出店者ごとか）は自治体によって異なるため、管轄の消防署に確認したうえで、しおりに書きましょう。
食品を扱う出店者向けの注意
食品出店者には、保健所の許可や届出に関する案内、許可証の掲示、手洗い設備、食材の温度管理などをまとめて伝えます。必要な手続きは自治体によって異なるため、主催者として保健所に確認した内容をそのまま書くのが確実です。詳しくは「イベントの許可申請・届出まとめ」を参照してください。
雨天・荒天時
雨天時の項目では、次の3点を必ず書きます。
- 判断する時刻（例：前日18時、当日6時）
- 連絡方法（例：メール、公式SNS）と、連絡が届かない場合の確認先
- 中止時・時間短縮時の出店料の扱い
判断の基準の決め方は「屋外イベントの雨天・荒天時の対応」で解説しています。
連絡先
事前の問い合わせ先（メールなど）と、**当日の緊急連絡先（電話番号）**を分けて書きます。当日は担当者が会場を動き回っているため、出られる電話番号と、つながらない場合の代わりの番号を載せておくと安心です。
出店のしおりテンプレート
以下は屋外のお祭り・マルシェ向けのしおりの一例です。自分たちのイベントに合わせて書き換えてください。
◯◯まつり 出店のしおり（第1版：20XX年◯月◯日）
【必ずお守りください】
① 車両の搬入は 8:00〜9:30 です。9:30以降は車両は入れません。
② 出店者の駐車場は「◯◯駐車場」です。会場内・周辺道路への駐車はできません。
③ 火気を使用する方は、消火器を区画にご用意ください。1. 開催概要
日時：20XX年◯月◯日（◯）営業 10:00〜16:00
会場：◯◯公園（住所：◯◯）
出店者の入場：7:30から2. 区画
あなたの区画番号：◯◯番（会場図をご確認ください）
区画サイズ：幅◯m×奥行◯m
テント・机・椅子：各自ご持参ください（貸出をお申し込みの方は受付でお渡しします）3. 受付
場所：本部テント（会場図の★印）
時間：7:30〜9:30
受付で出店者証をお受け取りください。4. 搬入・搬出
搬入：8:00〜9:30（A・Bエリア 8:00〜8:45／C・Dエリア 8:45〜9:30）
車両は◯◯門から入り、荷下ろし後は速やかに駐車場へ移動してください（停車は15分以内）。
搬出：16:15から車両の入場が可能です。16:00前の撤収はご遠慮ください。5. 電源
電源をお申し込みの方：区画あたり◯Wまで。延長コードは各自ご用意ください。6. ゴミ
出店で出たゴミ・油はすべてお持ち帰りください。来場者のゴミは本部横の回収所で回収します。7. 雨天・荒天時
前日18時に開催可否を判断し、メールでご連絡します。届かない場合は公式SNSをご確認ください。
主催者判断で中止の場合の出店料：◯◯8. 提出物・お支払い
営業許可証の写し（食品出店の方）：◯月◯日まで
出店料：◯月◯日までに◯◯でお支払いください。9. 禁止事項
区画外への陳列、通路への荷物の放置、無断での早期撤収、大音量での音楽の使用10. 連絡先
事前のお問い合わせ：◯◯実行委員会（メールアドレス）
当日の緊急連絡先：◯◯（090-XXXX-XXXX）／つながらない場合：◯◯（090-XXXX-XXXX）
当日の受付で渡すもの・確認すること
しおりに「受付で◯◯をお渡しします」と書いた場合は、当日の受付で漏れなく渡せるよう、出店者ごとにまとめて準備しておきます。
- 出店者証・入場証 — 搬入時の車両や、休憩で会場を出入りするときの確認に使う
- 区画番号の表示 — 区画に貼る番号札や、出店者名のカード
- 貸出品 — 机・椅子・延長コードなど。数を受付簿に記録し、撤収時に返却を確認する
- 最新の会場図 — しおりと違う点があれば、その場で口頭でも伝える
- 当日の連絡手段 — 緊急時の電話番号、雨天時の連絡方法の再確認
受付では、提出物の未提出や出店料の未払いがないかも確認します。事前に一覧で把握しておけば、受付の列を止めずに対応できます。
送るタイミングと版の管理
2回に分けて送る
| 回 | 時期 | 内容 |
|---|---|---|
| 第1版 | 出店確定から1〜2週間以内 | 全体の流れ、提出物と支払いの期限、決まっている範囲の区画・搬入 |
| 最終版 | 開催1週間前 | 確定した区画番号と会場図、搬入時間、雨天判断の段取り、変更点 |
第1版で提出物や支払いの期限を早めに伝えておくと、締切直前の駆け込みが減ります。最終版では、第1版からの変更点を冒頭にまとめて書くことが大切です。変更点が本文に埋もれていると、出店者は古い情報のまま当日を迎えてしまいます。
版の管理
- 表紙に版番号と日付を書く（「第2版：◯月◯日更新」）
- 更新したら、すべての出店者に同じ内容を送る（個別に伝えた変更も全体に反映）
- 最新版を置く場所を1つに決め、URLやファイル名を固定する
形式の選び方
| 形式 | 向いている場面 | 注意点 |
|---|---|---|
| 印刷して当日持ってきてもらいたい | 更新のたびに送り直しが必要 | |
| Webページ | 更新が多い、スマートフォンで見てもらいたい | 出店者がURLを見失わないよう、連絡のたびに載せる |
| 紙 | 高齢の出店者が多い、当日配布 | 事前に届けるなら郵送の手間と時間がかかる |
区画番号のように出店者ごとに違う情報は、一斉送信の本文とは別に、個別に確実に伝わる方法で送りましょう。
イベントの種類ごとに足したい項目
基本の項目に加えて、イベントの種類によっては次の内容を足しておくと親切です。
| イベントの種類 | 足したい項目 |
|---|---|
| フリーマーケット | 開場前の売買禁止、釣り銭・袋は各自用意、禁止品目の再確認 |
| 手作り市・クラフト市 | 作品の撮影ルール、店番の交代、ワークショップの受付方法 |
| キッチンカー | 車両の進入順と停車位置、発電機の向き、行列の並び方、油の処理 |
| 地域のお祭り（模擬店） | 模擬店ごとの担当者と連絡先、現金の締め方、子どもの参加ルール |
種類ごとの運営の考え方は「フリーマーケットの主催方法」「手作り市・ハンドメイドイベントの主催方法」「キッチンカーを呼ぶ方法」で解説しています。初めてお祭りの担当になった方は「お祭りの担当になったらやること」もあわせてどうぞ。
読まれるしおりにするための工夫
- 1ページ目で当日の流れがわかるようにする（時刻順のタイムライン）
- 時刻・日付・区画番号など数字は太字にする
- 文章よりも表と図で示す
- 「ご遠慮ください」だけでなく、どうすればよいか（代わりにどこへ、何を）を書く
- 前回の問い合わせが多かった項目は、FAQとして末尾にまとめる
よくある質問
Q. 出店のしおりはいつまでに送ればよいですか？
第1版は出店確定から1〜2週間以内、最終版は開催1週間前が目安です。提出物や支払いの期限がある場合は、その期限より十分前に第1版が届くようにしましょう。
Q. 送ったあとに内容が変わった場合はどうすればよいですか？
版番号と更新日を改め、変更点を冒頭にまとめて全員に送り直します。一部の出店者にだけ関係する変更でも、他の出店者の動きに影響することがあるため、全体の資料に反映しておきましょう。
Q. しおりを読んでもらえていないようです。
冒頭に重要事項を3つだけ書く、数字を太字にする、図を入れる、といった工夫に加え、開催前日にもう一度「重要事項だけ」を短く送ると、確認してもらいやすくなります。
Q. 出店者からの同じ質問が多いときは？
回答をしおりのFAQに追記し、次の版や次回のイベントに反映します。質問が多い項目は、しおりの書き方がわかりにくいサインです。
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