出店申込書の項目一覧とテンプレート【Excel・CSVで無料ダウンロード】応募フォームに入れるべき質問
出店申込書（オンラインなら応募フォーム）は、出店者から最初に受け取る情報です。ここで必要なことを聞き忘れると、確定後に一人ずつ問い合わせることになり、逆に聞きすぎると応募の途中で離脱されます。
この記事では、出店申込書に入れるべき項目を、必須・任意の区別とその項目を聞く理由つきで整理し、そのまま使える**項目表（Excel・CSV）**を配布します。
項目表のダウンロード
項目表には「区分・項目・必須か任意か・回答の形式・選択肢の例・聞く理由」の列があり、最後の「使う・使わない」列で自分たちの申込書に載せる項目を選べます。Google スプレッドシートに読み込んで、実行委員会で相談しながら決めることもできます。印刷して配る紙の申込書がすぐに必要な場合は、項目を選んで A4 の申込書を作れる「出店申込書テンプレート作成ツール」が便利です。
申込書の項目を決める考え方
項目を決めるときは、その情報を誰が、いつ、何に使うのかを一つずつ考えます。使い道がはっきりしない項目は、申込書から外して構いません。
- 審査・選考に使う — 販売品目、写真、ジャンル
- 区画割り・会場マップに使う — ブースや車両のサイズ、火気、電源
- 連絡に使う — メールアドレス、当日つながる電話番号
- 手続きに使う — 営業許可、保険、搬入車両
- トラブル防止に使う — 出店規約への同意
また、応募の時点で必要な情報と、出店が決まってから聞けばよい情報を分けると、申込書を短くできます。たとえば搬入車両のナンバーや出店に来る人数は、当選した出店者にだけ後から聞けば十分です。
必須にしたい項目
どのイベントでも必須にしておきたいのは次の項目です。
| 項目 | 聞く理由 |
|---|---|
| 店舗名・屋号 | 会場マップ・告知・当日の受付で使う名前。個人名と別に聞いておく |
| 代表者名（ふりがな） | 契約・連絡の相手を特定するため |
| 電話番号（当日つながる番号） | 当日の遅刻や荒天による中止など、急ぎの連絡に必要 |
| メールアドレス | 選考結果・出店案内・請求の送付先 |
| 出店ジャンル | ジャンルの偏りを防ぎ、飲食と物販で区画や条件を分けるため |
| 販売品目・メニューと価格帯 | 品目の重複、営業許可の要否、イベントの趣旨に合うかを判断するため |
| 希望ブースサイズ・車両サイズ | 区画割りと会場マップづくりに必要。キッチンカーは全長・全幅・高さも |
| 火気の使用 | 消防への届出、消火器の配置、配置場所の判断に必要 |
| 出店規約への同意 | キャンセル料・禁止事項などのトラブルを防ぐ |
電話番号は「当日つながる番号」と書いておくのがポイントです。会社の代表番号などを書かれると、当日の急ぎの連絡がつながりません。
必要に応じて入れる項目
| 項目 | 入れるとよい場面 |
|---|---|
| 住所 | 請求書や許可証の郵送がある、地元出店者の優先枠を設ける |
| SNS・ウェブサイト・ネットショップ | 審査で商品の雰囲気を見たい、告知でタグ付けしたい |
| 商品・ブースの写真 | 審査がある。採用後の告知素材にもなる |
| これまでの出店実績 | 初出店の出店者に当日のフォローを手厚くしたい |
| 出店希望日 | 複数日開催で、日ごとに出店者が違う |
| 電源の使用（必要なワット数） | 電源を貸し出す。容量に限りがあるので合計を把握する |
| テント・机・椅子の持ち込みかレンタルか | 備品を貸し出す。レンタル数を確定するため |
| 搬入車両（車種・ナンバー） | 駐車許可証を発行する、搬入時間を割り振る |
| 営業許可・食品衛生責任者 | 飲食の出店がある。保健所への届出に必要になることがある |
| 賠償責任保険（PL保険）の加入 | 事故が起きたときの補償を確認したい |
| 備考・主催者への連絡事項 | 配置の希望や出店者側の事情を自由に書いてもらう |
イベントの種類ごとの追加項目
項目表の最後には、イベントの種類によって足したい項目もまとめています。
- フリマ — 出店者の区分（個人・事業者）、事業者の場合の古物商許可の有無と番号
- クラフトフェア・手作り市 — 作品がオリジナル（自作）であることの確認、ワークショップの内容・定員・所要時間・料金
- 共通 — 出店に来る人数（入場証や駐車証の数に）、このイベントを知ったきっかけ（次回の告知先の判断に）
「知ったきっかけ」は任意で構わないので、ぜひ入れておきましょう。どの告知先から応募が来ているかがわかり、次回の募集でどこに力を入れるかを決める材料になります。
聞きすぎを防ぐコツ
- 記述式を減らす — ジャンルや火気の使用のように答えが決まっているものは、選択肢にします
- 条件で分ける — 営業許可の欄は「飲食」を選んだ人だけに答えてもらうようにします。紙なら「飲食の方のみ」と書き添えます
- 書類は後から集める — 許可証や保険証券の写しは、応募時ではなく当選後に提出してもらう方が、応募のハードルが下がります
- 例を書く — 「販売品目（例：焼き菓子5種、300〜600円）」のように記入例を添えると、審査に必要な粒度で書いてもらえます
個人情報の扱いを書いておく
申込書では氏名・電話番号・住所などの個人情報を受け取ります。何に使うのか（イベントの運営と出店者への連絡など）を申込書か出店規約に書き、告知のために店舗名や商品の写真を掲載する場合は、そのことも明記しておきます。紙の申込書は保管場所と、開催後にいつ処分するかも決めておきましょう。
出店規約のひな形は「出店規約テンプレート（Word・テキスト）」で配布しています。
紙の申込書とオンラインの応募フォームの使い分け
| 紙の申込書 | オンラインの応募フォーム | |
|---|---|---|
| 向いている場面 | 顔なじみの出店者が中心、パソコンやスマホでのやり取りが難しい出店者が多い | 出店者が多い、遠方の出店者がいる、写真で審査したい |
| 主催者の手間 | 手書きの内容を名簿に打ち直す | 回答がそのまま一覧になる |
| 写真の受け取り | 印刷した写真の同封、別途メール | フォームに添付してもらえる |
| 同意の記録 | 署名欄 | 必須のチェック欄 |
両方を用意する場合は、項目と順番をそろえておくと、名簿にまとめるときに迷いません。Google フォームで作る場合の手順と注意点は「出店者募集をGoogleフォームで行う方法」で解説しています。
イベイロなら応募フォームから書類の回収まで無料で使えます
イベイロでは、出店者の募集ページと応募フォームを作り、イベントに合わせて質問項目を追加できます。届いた応募は一覧で確認でき、審査の状況ごとに管理して審査結果を通知できます。当選した出店者からは営業許可証などの書類を回収し、不備があれば差し戻すこともできます。出店者への一斉メールや、確定後の会場マップでの区画割り当てまで、同じ画面で扱えます。
現在は先行公開中のため、すべての機能を無料で使えます。項目表で申込書の中身を決めたら、無料登録して応募フォームにしてみてください。
よくある質問
Q. 申込書の項目は何個くらいが適切ですか？
決まった数はありませんが、必須の項目は上の表の9つ前後に抑え、ほかは任意にするのがおすすめです。項目を足したくなったら「当選後に聞けば足りないか」を考えてみてください。
Q. 応募時に営業許可証の写しを出してもらうべきですか？
応募の時点では許可の種類と番号を書いてもらう程度にし、写しは当選後に提出してもらう形が一般的です。臨時営業の許可は、出店が決まってから申請する出店者もいます。
Q. CSV を Excel で開くと文字化けします。
配布している CSV は Excel で開けるように文字コードを調整していますが、環境によっては文字化けすることがあります。その場合は .xlsx 版をお使いください。