イベント準備のスケジュールとチェックリスト【6か月前から当日まで・何か月前に何をするか】
イベントの準備で困るのは、やることの多さよりも「いつまでに何をしなければいけないか」がわからないことです。会場の予約や許可の申請のように、締切を過ぎると取り返しがつかないものもあります。
この記事では、出店者を募集して開くマルシェ・フリーマーケット・お祭り・クラフトフェアを想定して、開催日から逆算した準備のスケジュールを時期ごとに整理します。担当と期限を書き込める**準備チェックリスト（Excel・CSV）**も配布しています。
準備チェックリストのダウンロード
この記事で紹介する48項目を「時期・分類・やること・担当・期限・状況・メモ」の表にまとめています。「状況」の列はプルダウンで「未・対応中・済・不要」を選べます。Google スプレッドシートに読み込めば、実行委員会のメンバーで同じ表を見ながら進められます。
スケジュールの全体像
| 時期 | 主にやること |
|---|---|
| 6か月前 | 目的・規模・体制を決める、会場を押さえる、許可の洗い出し |
| 4〜5か月前 | 出店のルールを決め、出店者の募集を始める |
| 3か月前 | 審査・結果通知、出店料の請求、保険・スタッフの手配 |
| 2か月前 | 書類の回収、区画割り、許可の提出 |
| 1か月前 | 区画の確定と出店のしおり、シフト、雨天時の決めごと |
| 2週間前 | 最終確認、会場マップの確定、当日の進行表 |
| 1週間前 | 配布物の印刷、スタッフへの説明、天気の確認 |
| 前日・当日 | 開催判断、会場の準備、受付と見回り |
| 終了後 | 収支のまとめ、お礼、振り返り |
ここで示す時期は目安です。出店者が10店ほどの小さなマルシェなら全体を2〜3か月に縮められますし、道路を使うお祭りや大きな会場を使うイベントでは、会場や許可の手続きをもっと早く始める必要があります。会場と許可の締切を最初に確認し、そこから全体の日程を組むのが失敗しないコツです。
6か月前：企画と会場
- 開催の目的・来てほしい人・規模（出店数と来場者の見込み）を決める
- 主催・共催・後援の体制と、最終的に決める人（実行委員長・会長など）を決める
- 会場の候補を挙げ、使用条件（料金・時間・火気・電源・車両の乗り入れ・雨天時）を問い合わせる
- 会場の予約・使用申請を出す
- 収支の見込みを作る
- 必要な許可・届出と相談先を洗い出す
公共施設や公園は、使用の申請期間が決まっていたり、抽選だったりすることがあります。会場が決まらないと募集要項が書けないため、最初に取りかかりましょう。許可や届出の種類は「イベントの許可申請・届出まとめ」で整理しています。
4〜5か月前：出店者の募集を始める
- 募集する出店ジャンルと数、区画のサイズ、出店料を決める
- 出店規約（キャンセル・雨天時・禁止事項）を作る
- 募集要項と応募フォーム（申込書）を作る
- 出店者の募集を公開し、告知を始める
- 協賛（スポンサー）の依頼を始める
- テント・机・椅子・発電機などのレンタル先を決め、仮予約する
出店者の募集は、結果通知から開催までに出店者が準備できる期間を残して締め切ります。募集のやり方は「マルシェ・フリマの出店者募集のやり方」、規約と申込書のひな形は「出店規約テンプレート」「出店申込書の項目とテンプレート」で配布しています。
3か月前：出店者を決めて、お金と人を固める
- 応募の締切・審査・結果通知を行う
- 出店料の請求・支払い方法を案内し、入金の確認を始める
- 許可・届出の事前相談を済ませ、申請書類を用意する
- 主催者の賠償責任保険などを検討・申し込む
- 必要なスタッフ・ボランティアの人数と役割を見積もり、募集を始める
- 来場者向けの告知ページを公開する
結果は当選・落選・補欠のどれであっても全員に連絡します。出店料の受け取り方は「出店料の支払い方法の選び方」で比較しています。
2か月前：書類と会場の形を決める
- 営業許可・保険証券など、出店者の提出書類を回収する
- 区画割りと会場マップの案を作る（通路・火気・電源・避難経路）
- チラシ・ポスターを作り、配布先を決める
- 許可・届出を提出する
提出の期限は窓口ごとに違います。保健所や消防、道路使用の窓口に、何日前までに出せばよいかを必ず確認しましょう。区画割りの考え方は「出店の区画割りとブース配置図の作り方」で解説しています。
1か月前：出店者とスタッフに案内を出す
- 出店料の未払いを確認し、期限後の扱い（取り消し・補欠の繰り上げ）を決める
- 区画を確定し、出店のしおり（搬入時間・駐車・ゴミ・雨天時）を送る
- スタッフのシフト表と役割分担を作り、共有する
- 雨天・荒天時の判断基準・判断の時刻・連絡方法を決め、出店者とスタッフに伝える
- 備品のレンタルを確定し、搬入・返却の日時を決める
- 出店者の紹介投稿など、告知の頻度を上げる
雨天時の判断は「何時までに、誰が、どの基準で決め、どうやって伝えるか」まで決めておきます。詳しくは「屋外イベントの雨天・荒天時の対応」をご覧ください。
2週間前〜1週間前：最終確認と当日の準備
2週間前
- 出店者の最終確認（出店の有無・品目・火気・電源・車両）をとる
- 会場マップを確定し、出店者・スタッフ向けに配布する
- 救護・迷子・落とし物・トラブル時の対応と連絡先をまとめる
- 当日の進行表（タイムテーブル）を作る
1週間前
- 当日の配布物（受付名簿・区画表・シフト表・連絡先一覧）を印刷する
- スタッフ向けの説明（集合時間・役割・緊急時の連絡）を行う
- 天気予報を確認し始め、中止判断の担当と手順を再確認する
- 釣り銭・現金の受け渡しの担当と保管方法を決める（当日現金がある場合）
当日はスマホの電池切れや電波の混雑で、画面が見られないこともあります。受付名簿・区画表・連絡先一覧は紙でも用意しておくと安心です。
前日・当日
前日
- 天気予報を確認し、決めた時刻までに開催判断を連絡する
- 会場の下見と区画の位置出し（テープやチョーク）を行う
- 備品・消火器・救急セット・養生用品がそろっているか確認する
当日
- スタッフの集合と役割の最終確認
- 出店者の受付（到着確認・区画の案内・当日現金の受け取り）
- 通路へのはみ出し・火気の周り・テントの固定の見回り
- 記録用の写真の撮影（告知・報告・次回の募集に使う）
- 撤去後の会場の確認と原状回復
終了後：次回のための振り返り
- 収支をまとめ、領収書・振込記録を整理する
- 出店者・協賛者へお礼を送り、アンケートをとる
- 反省会を開き、次回への改善点と引き継ぎをまとめる
- 会場や許可の窓口へ、必要な報告・返却を行う
振り返りは、終わってから1〜2週間以内に行うのがおすすめです。時間がたつと細かい反省点を忘れてしまいます。今回のチェックリストに「実際にやった日」や「次回はもっと早く」といったメモを書き込んでおけば、そのまま次回の準備表になります。
スケジュールが遅れやすいポイント
- 会場の確保 — 申請期間や抽選を知らずに出遅れる
- 許可・届出 — 事前相談が必要なことを知らず、提出期限に間に合わない
- 出店者の書類の回収 — 催促しないと集まらない。期限を決めて、未提出の出店者にだけ連絡する
- スタッフの確保 — 直前になるほど集まりにくい。3か月前には声をかけ始める
お祭り向けにより細かく項目を確認したい場合は「お祭り運営の準備チェックリスト30項目」もあわせてご覧ください。
イベイロなら準備のスケジュールを無料で共有できます
イベイロでは、準備のやることを担当と期限つきで登録し、ガントチャート・リスト・カンバン・カレンダーでスケジュールとして確認できます。実行委員会のメンバーで同じ画面を見ながら進められるので、「あれは誰がやったっけ」がなくなります。
出店者の募集ページと応募フォーム、審査結果の通知、書類の回収と一斉メール、出店料のオンライン決済と銀行振込の請求書、会場マップ、スタッフのシフト、当日の雨天時の開催判断の連絡、来場者向けの公開イベントページまで、このスケジュールに出てくる作業の多くを同じ場所で扱えます（オンライン決済を使う場合のみ決済の手数料がかかります。詳しくは料金ページへ）。
現在は先行公開中のため、すべての機能を無料で使えます。チェックリストで全体を確認したら、無料登録して次のイベントの準備を始めてみてください。
よくある質問
Q. 準備は最短でどのくらいあれば間に合いますか？
会場がすでに決まっていて、許可が不要な屋内の小さなマルシェやフリマなら、2か月ほどで準備できることもあります。ただし飲食の出店や道路の使用がある場合は、許可の手続きに時間がかかるため、早めに窓口へ相談してください。
Q. 準備チェックリストの項目は全部やる必要がありますか？
イベントによって不要な項目もあります。その場合は「状況」の列で「不要」を選んで、やらないと決めたことがわかるようにしておきましょう。抜け漏れと、意図して省いたものを区別できます。
Q. 実行委員会のメンバーとどう共有すればいいですか？
Excel 版を Google スプレッドシートに読み込んで共有するか、担当と期限を管理できるツールに登録するのがおすすめです。紙で配る場合は、更新した日付を必ず書き、最新の版がどれかわかるようにしておきます。